Cuando se habla de VeriFactu suelen aparecer siglas, plazos y titulares alarmistas. Aquí vamos a lo práctico: qué le pide la normativa al programa con el que emites facturas y qué consecuencias tiene en el trabajo de un gimnasio.
Un aviso importante: esto no es asesoramiento fiscal y no citamos fechas, porque los plazos y las modalidades los fija la normativa y pueden cambiar. Tu asesor o tu gestoría es quien te dice qué te corresponde. Lo que sí podemos hacer es ayudarte a llegar a esa conversación sabiendo qué preguntar.
La idea en pocas palabras
VeriFactu es el nombre con el que se conoce el reglamento sobre sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023). Su objetivo es que un programa de facturación no pueda usarse para alterar facturas sin dejar rastro.
Para conseguirlo, pide tres cosas al software: que genere un registro por cada factura y por cada anulación, que esos registros estén encadenados entre sí para que cualquier cambio se note, y que lleven una numeración ordenada. Según la modalidad, los registros se envían a la Agencia Tributaria al emitirlos o se conservan con garantías de integridad, firmados electrónicamente.
Qué cambia en la práctica
- La factura es un registro. Ya no es solo un papel o un PDF: cada venta deja un registro con sus datos y su huella.
- No se edita ni se borra. Si te equivocas con un ticket, se anula y, si hace falta, se emite otro. Eso cambia un hábito muy extendido en mostrador, el de «arreglarlo» sobre la marcha.
- La numeración es ordenada. Sin saltos dentro de una serie, y sin reutilizar series entre distintos titulares.
- El programa de cobro es el que factura. Un TPV por un lado y una hoja de cálculo para las facturas por otro deja de ser una opción cómoda.
- Los datos del emisor importan. NIF, razón social y domicilio deben estar bien configurados, porque forman parte de cada registro.
Casos típicos de un gimnasio
- Cuota cobrada en recepción. Lo normal es una factura simplificada. Si el socio pide factura con su NIF, se emite completa.
- Devolución o error. Se anula la venta con un motivo y se registra la anulación, que queda enlazada al original.
- Pase de día o producto. Misma lógica: un registro por cada venta, aunque sea de un euro.
- Cobro online o desde tu tienda. Los cobros que entran por otras vías también deben acabar en la misma cadena.
- Tarjetas regalo y monederos. Se suelen tratar como anticipos, con un criterio que conviene validar con tu gestoría antes de configurarlos.
- Varios locales o cambio de sociedad. Cada local puede llevar su serie y cada titular su cadena. Si el negocio pasa a otro NIF, debe abrirse una cadena nueva sin tocar la anterior.
Cómo prepararte
- Habla con tu gestoría y confirma qué obligaciones te corresponden y cuándo.
- Revisa los datos fiscales de tu gimnasio: NIF, razón social, domicilio, impuesto (IVA o IGIC) y serie.
- Pregunta a tu proveedor qué modalidad soporta hoy, cuál está en desarrollo y qué parte es firma o envío.
- Haz una prueba en la demo de tu programa: cobra, anula, consulta los registros y comprueba que puedes verificar la cadena.
- Cambia el hábito del mostrador: se anula, no se borra.
- Forma a quien cobra y define quién puede anular tickets.
- Guarda las exportaciones que tu gestoría necesite y acuerda con ella el formato.
Lo que hace y no hace Manager SHFIT
Manager SHFIT crea un registro de facturación por cada venta y por cada anulación, los encadena con SHA-256 por emisor, numera sin huecos por serie, incluye un verificador de la cadena y permite cambiar de titular fiscal sin mezclar cadenas.
Lo que todavía no incluye es la firma electrónica con certificado digital, el envío automático a la Agencia Tributaria ni la exportación XML en el formato oficial, y el QR de la factura lleva los datos básicos pero aún no el formato oficial. Lo detallamos en Software VeriFactu para gimnasios; si necesitas alguno de esos puntos, pregúntanos el estado actual.
Preguntas frecuentes
¿Afecta a un gimnasio pequeño?
Depende de tu forma jurídica y de cómo factures. Lo habitual es que cualquier gimnasio que emita facturas o tickets con un programa informático tenga que revisarlo, pero quien te dice si y cuándo te toca es tu gestoría, no un artículo.
¿Qué es el hash de un registro de facturación?
Es una huella digital del contenido del registro, calculada con una función matemática. Si cambia una sola coma, la huella cambia. Al incluir en cada registro la huella del anterior, los registros forman una cadena y cualquier alteración se detecta.
¿Puedo seguir corrigiendo un ticket ya emitido?
No como antes. Un ticket emitido no se edita ni se borra: se anula con un registro nuevo y, si procede, se emite otro correcto. Esa forma de trabajar es precisamente lo que se busca.