Gestión de clases dirigidas y reservas

Las clases dirigidas llenan la sala o la vacían. Su gestión tiene tres partes: montar un horario que se repita sin teclearlo cada semana, dejar que el socio reserve sin llamar a recepción y saber, con números, qué clases funcionan. Esta página recorre las tres con las reglas exactas que aplica Manager SHFIT, el software para gimnasios de SHFIT, para que puedas contrastarlas con tu caso.

Si lo que buscas es cómo encaja esto en un tipo de centro concreto, tienes versiones pensadas para un box de CrossFit y funcional y para un estudio de pilates y yoga; aquí nos quedamos en el funcionamiento general del módulo.

Montar el horario: tipos de clase y horarios semanales

El módulo de clases dirigidas separa dos conceptos. Primero, los tipos de clase: un nombre («Bike», «Zumba», «Yoga», «Total body») y un color para reconocerlos en la agenda. Segundo, los horarios: para cada tipo, el día de la semana, la hora de inicio, la de fin y el aforo.

Los horarios son semanales y recurrentes: se definen una vez y se repiten cada semana de forma indefinida. Puedes crear una misma clase en varios días y franjas a la vez, en lugar de repetirla una por una, y activar o desactivar un horario sin borrarlo. Con varios centros, cada horario pertenece a un centro concreto.

Cómo reserva el socio, y con qué reglas

El socio abre su portal desde el móvil, ve la semana y pulsa «Reservar» o «Cancelar». Las reglas son estas, y conviene conocerlas antes de diseñar tu política:

• Ventana de reserva: solo se puede reservar hasta cierto número de días por delante. Es configurable; por defecto, tres días.
• Cuota al día: solo reservan los socios con la cuota al día, para que no se apunte alguien que luego no podría entrar.
• Aforo estricto: el sistema comprueba las plazas dentro de la propia operación de reserva, así que dos reservas simultáneas no pueden superar el aforo.
• Una reserva por socio y sesión: no se puede reservar dos veces la misma clase.
• Cancelación: el socio puede cancelar hasta que la clase ha terminado. No hay un plazo mínimo de antelación ni una penalización automática por no presentarse.

Esa última regla es una decisión de producto con consecuencias: si cancelar a última hora no tiene coste, las clases pueden quedarse con huecos que no llegaron a reabrirse. Si tu política exige un plazo mínimo, hoy no se puede imponer desde el sistema.

Lo que ve y hace el personal

En el panel, el personal con el permiso de clases dirigidas ve la agenda de ocurrencias por semana con las plazas ocupadas y quién está apuntado a cada una, y puede cancelar la reserva de un socio (por ejemplo, si te llama para avisar). Hay una pequeña asimetría que te interesa saber: el personal puede quitar reservas, pero no apuntar a un socio; la reserva siempre la hace el propio socio desde su portal.

Si activas el módulo de comunicaciones, el socio recibe un recordatorio de la clase reservada por WhatsApp con las horas de antelación que configures. Para quien no quiera clases en su portal, el administrador puede ocultar la sección de clases. Más sobre cómo se ve el portal en app para socios de gimnasio.

Medir qué clases funcionan

Con el módulo opcional de estadísticas avanzadas, Manager SHFIT calcula la ocupación de las clases: reservas divididas entre sesiones celebradas por aforo, para un número de semanas reciente. Lo desglosa por clase, por horario concreto y por franja del día, ordenado de la más llena a la más vacía. Es la forma más rápida de ver cuál es la clase que se queda en el 25 % y cuál la que desearías duplicar.

Cruza esa lectura con la afluencia por hora del local (el mapa de calor de las mismas estadísticas) y verás si el problema de una clase es el horario o el contenido. La página de control de aforo en el gimnasio explica cómo leer ambas cifras.

Lo que no hay: límites del módulo

Claridad ante todo:

• Lista de espera: si una clase se llena, no se admite más gente y no hay cola ni aviso cuando se libera una plaza.
• Asignación de profesor: una clase no lleva monitor asignado en el sistema; el nombre del monitor puedes ponerlo en el nombre de la clase si te hace falta.
• Anular una sesión concreta: los horarios son semanales y recurrentes, y no hay una función para anular solo la sesión de un día (un festivo, por ejemplo); eso se gestiona avisando a los socios y cancelando sus reservas.
• Bonos ligados a la reserva: los bonos de usos se descuentan al entrar con QR, no al reservar la clase.
• Reservas para no socios: solo reservan socios con ficha y acceso al portal.

Con lo anterior en la mano, la demo en vivo te permite reservar y cancelar como lo haría un socio. Y si estás valorando varios programas, la comparación completa por criterios está en programa para gimnasios.