El aforo puede significar tres cosas distintas en un gimnasio, y conviene no mezclarlas. La primera, cuántas personas hay dentro ahora mismo. La segunda, cuántas plazas tiene cada clase y cuántas quedan. La tercera, a qué horas se llena el local de forma habitual, para decidir horarios y turnos del personal.
Manager SHFIT, nuestro software de gestión de gimnasios cubre bien esas tres cosas. Lo que no hace es imponer un límite máximo de personas en el local ni bloquear la entrada cuando se supera. Lo decimos desde el principio porque es lo primero que muchos buscan al hablar de control de aforo.
Cuántas personas hay dentro ahora
El contador «Dentro ahora» aparece en la pantalla de control de acceso y en el panel de inicio. Se calcula por personas, no por filas del registro: mucha gente sale sin escanear su QR (se cuela detrás de otro, o la puerta no obliga a pasar el lector al salir), así que restar salidas a entradas infla la cifra con el paso de las horas.
Manager SHFIT cuenta a quien tiene como último movimiento permitido una entrada desde el último cierre del centro, según el horario que hayas configurado. Con el local cerrado, el contador vuelve a cero, y el historial de accesos no se toca. El mismo QR sirve para entrar y para salir, y el sistema deduce el sentido del último movimiento de la persona.
Los accesos manuales de gente sin ficha (un técnico, una visita) se listan aparte hasta que registres su salida, de modo que no se quedan «dentro» para siempre. La explicación completa del mecanismo está en control de acceso con QR y torno.
Aforo de cada clase
Aquí el aforo sí es un límite duro. Cada horario de clase se define con un número de plazas, y el portal del socio no permite reservar más de las que existen, ni siquiera si varias personas pulsan a la vez. Solo reservan los socios con la cuota al día, y el personal puede ver quién está apuntado a cada sesión.
Lo que no hay es lista de espera: cuando la clase se llena, simplemente deja de admitir reservas. Para ver cómo se configuran y cómo reservan los socios, la página de gestión de clases dirigidas y reservas lo explica paso a paso.
A qué horas se llena: afluencia y ocupación
Con el módulo opcional de estadísticas avanzadas, Manager SHFIT muestra un mapa de calor de la afluencia por día de la semana y por hora, con la franja de máxima concurrencia, calculado sobre las últimas semanas que elijas. Esa información sirve para decisiones muy concretas: reforzar el personal en la franja pico, mover una clase a una hora más tranquila, programar el mantenimiento cuando el local está vacío.
Las mismas estadísticas calculan la ocupación de las clases (reservas entre sesiones celebradas por aforo), por clase, por horario y por franja del día. Una clase que nunca pasa del 30 % es candidata a cambiar de hora o a desaparecer; una que siempre está al 100 % pide una segunda sesión. Sin estas cifras, se decide por intuición. Y para ver cómo se convierten en retención, mira la guía de cómo reducir las bajas en un gimnasio.
Si necesitas un límite de personas en el local
Lo que Manager SHFIT no tiene hoy:
- Un número máximo de personas configurable para el local.
- Bloqueo de la entrada cuando se alcanza ese máximo.
- Alertas automáticas de aforo completo.
- Una pantalla pública con el aforo disponible.
- Contadores por zonas o por salas.
Si tu normativa o tu política interna exige un límite, hoy lo gestionarías con el contador de «Dentro ahora» como referencia que consulta recepción y las clases con plazas limitadas, pero sin bloqueo automático. Si el límite automático es imprescindible, un conteo por sensores o por cámaras de conteo (algo distinto de las cámaras de Manager SHFIT, que guardan una foto de la entrada en cada acceso permitido) es otra categoría de herramienta. Las obligaciones de aforo aplicables a tu local te las confirma tu asesor o el organismo competente, no una página web.
Qué comprobar en cualquier sistema de aforo
Si estás comparando, pregunta esto:
- ¿El contador se calcula por personas o resta salidas a entradas?
- ¿Se reinicia con el cierre del local o arrastra errores de un día para otro?
- ¿Qué hace con la gente que entra sin ficha (visitas, técnicos)?
- ¿Hay un límite configurable y qué ocurre al alcanzarlo?
- ¿El aforo de las clases es un límite real, incluso con reservas simultáneas?
- ¿Puedes ver la afluencia por hora de las últimas semanas sin exportar a una hoja de cálculo?
La demo en vivo permite ver el contador y el control de acceso con datos de ejemplo. Y el resto de criterios para elegir los tienes en programa para gimnasios.
Preguntas frecuentes
¿Puedo poner un límite máximo de personas en el gimnasio?
No hay un límite máximo configurable ni bloqueo de entrada por aforo completo. Sí existe el contador de personas dentro ahora, que consulta recepción, y el aforo por clase, que sí es un límite real.
¿Cómo cuenta Manager SHFIT la gente que hay dentro?
Cuenta personas, no filas del registro: quien tiene como último movimiento una entrada desde el último cierre del centro. Así no se infla la cifra con quienes salen sin escanear, y con el local cerrado el contador vuelve a cero.
¿Puedo saber a qué horas hay más gente?
Sí, con el módulo opcional de estadísticas avanzadas, que muestra un mapa de calor de afluencia por día y hora y la franja de máxima concurrencia.
¿El aforo de las clases se respeta aunque dos socios reserven a la vez?
Sí. La reserva comprueba el aforo dentro de la misma operación, de manera que dos reservas simultáneas no pueden superar las plazas disponibles.