Las cuotas son el corazón económico de un gimnasio y, a la vez, el sitio donde más se improvisa: un cuaderno para saber quién ha pagado, una hoja de cálculo para las renovaciones, un datáfono que no habla con nada y una caja que se cuadra a mano al final del día.
Esta página recorre cómo lo resuelve Manager SHFIT: de la ficha del socio al cierre de caja, pasando por los planes, el TPV, las congelaciones y los tickets.
La ficha del socio
Cada socio tiene una ficha con su estado de cuota (Al día, Vencida o Congelada) siempre visible, su número de socio, la fecha de alta, la edad calculada desde la fecha de nacimiento, el contacto de emergencia y un campo de observaciones. El historial reúne en un mismo sitio sus accesos, sus cobros y sus congelaciones, y el panel muestra los cumpleaños del mes.
El alta puede hacerse con o sin cobro inicial. Desde la ficha se envía el alta al portal del socio en un clic, y en ese portal el socio ve su QR de acceso, su próximo cobro y puede renovar sin llamarte.
Planes y cuotas
Defines tus planes una vez: mensual, trimestral, anual, pase diario o bonos con un número de usos. Después se reutilizan en el TPV, en el portal y en las altas, sin volver a teclear precios. Con varios centros, cada plan decide en cuáles vale.
Cobrar en el mostrador con el TPV
Cuotas, pases y productos conviven en un mismo ticket. Se busca por nombre, se cobra en efectivo, con tarjeta o en pago mixto, y se puede vincular la venta a un socio para renovar su cuota de paso. Los descuentos requieren permiso y la caja del turno está siempre a la vista.
Como módulo opcional, el monedero guarda saldo a cuenta del socio y permite vender tarjetas regalo. Cada movimiento queda apuntado en un libro que nunca se edita; deshacer es añadir otro movimiento de signo contrario. Estas ventas se tratan como anticipos, un criterio que conviene validar con tu gestoría.
Cobro online y tienda
Si activas el módulo de alta y pago online, el gimnasio tiene una página pública para que el socio nuevo se apunte y una tienda para que el actual renueve identificándose con el acceso de su portal. El pago se hace con tarjeta en Stripe: los datos de la tarjeta nunca pasan por Manager SHFIT, y el alta y la cuota solo se crean cuando llega la confirmación firmada de Stripe, no cuando el navegador vuelve a la web. Si los datos de quien compra coinciden con los de un socio que ya existe, la compra queda en revisión para que el personal decida, en lugar de tocar esa ficha.
Si vendes cuotas en tu tienda de Shopify, cada pedido pagado registra el cobro, identifica al socio por su correo o su número y extiende su próximo cobro.
Un detalle que conviene tener claro: Manager SHFIT no domicilia ni gira recibos bancarios. Cada cobro se registra cuando el socio paga.
Congelaciones, bonificaciones y cambios de plan
Las operaciones que tocan el dinero pasan por una autorización. El monitor solicita desde la ficha una congelación o una cuota a 0 € indicando el motivo; el dueño recibe un correo con un enlace seguro y decide desde el móvil. El enlace caduca a las 72 horas y solo puede haber una solicitud pendiente por socio.
- Congelación: pausa el cobro durante los días indicados y bloquea el acceso mientras dure.
- Bonificación a 0 €: queda registrada como cobro de 0 € con su motivo y extiende el próximo cobro un periodo.
- Cambio de plan: se calcula una diferencia propuesta, se aprueba y se cobra, con aviso por correo a administradores y supervisores.
- Corrección del método de pago de una venta: también por solicitud y con autorización.
Tickets, recibos y facturas
Cada cobro genera su ticket o factura, que se descarga en PDF o se envía por correo al terminar. Esos tickets y facturas llevan su registro de facturación encadenado; lo explicamos en VeriFactu para gimnasios. Para los cobros que no llevan factura hay un justificante de pago en PDF, no fiscal, con el socio, el plan, el importe y la vía de cobro.
Anular una venta exige un motivo y no borra nada: el ticket sigue en el historial, tachado. El historial de ventas se consulta por rango de fechas, con resumen del periodo y desglose por vía de pago.
Caja y cierre de turno
Al cerrar el turno, el empleado fotografía el datáfono y el efectivo del cajón. La aplicación calcula lo que debería haber cobrado cada persona, resalta las diferencias a partir de un euro, envía el cierre por correo al responsable y conserva las fotos durante un año. Opcionalmente, el informe de caja diario llega también por correo.
Los informes de caja se exportan a Excel por día, semana, mes o año, y con varios centros cada local lleva su caja, su facturación y sus informes por separado.
Y como las cuotas vencen, hay avisos automáticos de «tu cuota vence en N días» o «lleva N días vencida», por correo o WhatsApp. Los vemos en la guía de cómo reducir las bajas.
Preguntas frecuentes
¿Manager SHFIT cobra automáticamente las cuotas a mis socios?
No gira recibos bancarios ni domicilia. Cada cobro se registra cuando el socio paga: en el mostrador, desde la ficha, en la tienda online si activas el pago con tarjeta o a través de tu tienda de Shopify. El sistema avisa al socio cuando la cuota está a punto de vencer o ya ha vencido.
¿Puedo cobrar en efectivo y con tarjeta en el mismo ticket?
Sí. El TPV admite efectivo, tarjeta o pago mixto, indicando cuánto va en cada parte; las dos partes deben sumar exactamente el total del ticket.
¿Quién puede congelar una cuota o regalar un mes?
Cualquier monitor con permiso puede solicitarlo desde la ficha del socio indicando el motivo, pero lo autoriza el dueño: recibe un correo con un enlace seguro, que caduca a las 72 horas, y decide desde el móvil. Si lo solicita el propio administrador, se aplica directamente.
¿Qué pasa con una venta anulada?
Se anula con un motivo obligatorio, sin borrarla: queda tachada en el historial. Se restaura el stock y, si era el último cobro de cuota del socio, se recupera su fecha de cobro y su plan anteriores.