Quien busca cuánto cuesta un software de gimnasio suele encontrar dos cosas: webs que no dan ningún precio («pide presupuesto») y webs que dan uno muy bajo con letra pequeña. Las dos esconden lo mismo: que el coste real depende de cómo cobre cada proveedor, y que dos presupuestos con el mismo número no son comparables si cobran por cosas distintas.
Aquí no vamos a darte cifras de mercado, porque no las tenemos de forma fiable y los precios cambian. Lo que sí vamos a darte es el esquema para entenderlos: los modelos de precio que existen, los costes que se suelen quedar fuera y una lista de preguntas para poner los presupuestos en igualdad de condiciones. Al final, contamos cómo cobra Manager SHFIT, nuestro software de gestión de gimnasios y qué incluye.
Los modelos de precio más habituales
La mayoría de programas encajan en uno de estos esquemas, o en una mezcla:
- Cuota fija por centro. Un importe mensual por local, con las funciones incluidas. Es fácil de prever, pero puedes pagar por funciones que no usas, y con varios locales se multiplica.
- Por número de socios activos. Tramos según los socios que tengas. Es justo al principio y se encarece cuando creces, justo cuando más te interesa que el coste fijo se diluya.
- Por módulos. Un precio base más cada módulo que activas (acceso, tienda, clases, facturación). Pagas solo lo que usas, pero la suma final puede sorprender si necesitas muchos.
- Por usuario o empleado. Cuenta cuántas personas del equipo entran al programa. Penaliza a los centros con mucho personal.
- Licencia de compra más mantenimiento. Pagas una cantidad inicial por el programa y una cuota anual por actualizaciones y soporte. Suele ir ligada a programas instalados en un ordenador del local.
- Comisión sobre los cobros. El proveedor se lleva un porcentaje de lo que cobras a través del sistema. Cuanto más creces, más pagas, y conviene entender bien cuándo se aplica.
No hay un modelo mejor. Hay uno que encaja con la forma en que crece tu centro: un gimnasio pequeño que va a mantenerse pequeño prefiere una cuota fija; uno que va a abrir un segundo local prefiere un modelo que no se multiplique por centro.
Costes que suelen quedarse fuera del precio
Un presupuesto limpio es el que aclara estas partidas. Si no aparecen, pregúntalas:
- Alta o puesta en marcha. ¿Hay un pago único por configurar el programa, cargar tus socios y formar al equipo?
- Migración de datos. Traer tus socios y cuotas desde otro sistema o desde una hoja de cálculo puede ser gratis, cobrarse aparte o no estar disponible.
- Hardware. Torno, lector de QR o de tarjetas, datáfono, impresora, tablet para el fichaje. El software y el hardware casi nunca se cobran juntos, y la compatibilidad con el torno que ya tienes importa.
- Pasarela de pago y comisiones. Si cobras online, el procesador de pagos aplica sus propias comisiones por transacción, además del software.
- Mensajería. Los avisos por WhatsApp o SMS pueden tener un coste por mensaje o por canal.
- Formación y soporte. ¿El soporte está incluido? ¿Por qué canal, con qué horario y qué tiempo de respuesta?
- Cambios durante el contrato. Añadir un local, un módulo o más usuarios, y cuánto cuesta cada cambio.
- Permanencia y baja. Cuánto dura el compromiso, qué pasa si te das de baja antes y si puedes exportar tus datos.
Cómo comparar presupuestos sin engañarte
Haz una hoja con tu caso real y pide a cada proveedor que la rellene:
- Tu tamaño hoy y dentro de dos años: número de socios, de empleados y de locales.
- Tus módulos imprescindibles: control de acceso, TPV, clases, facturación, control horario.
- Tu forma de cobrar: si necesitas domiciliación, tarjeta online, o cobro en el mostrador.
- El coste total a doce y a treinta y seis meses, con altas, hardware, mensajería y comisiones incluidas.
- Las condiciones de salida: permanencia, exportación de datos y plazos.
Cuando tengas los números en la misma tabla, el más barato en la web rara vez es el más barato en tu caso. Y recuerda que el precio es solo una parte: un programa que te ahorra una hora diaria de recepción, o que evita que entre gente con la cuota vencida, se paga solo; uno que no resuelve tus problemas es caro aunque sea gratis. La guía cómo elegir software de gestión para tu gimnasio ayuda a decidir qué importa, y programa para gimnasios a puntuar cada criterio.
Cómo cobra y qué incluye Manager SHFIT
Manager SHFIT es una aplicación web de gestión de gimnasios. Se paga mientras se usa, sin permanencia, y no publicamos una tarifa cerrada en la web porque el importe depende de los módulos que actives y del número de centros. Por eso la respuesta honesta a «cuánto cuesta» es: pide presupuesto o una demo y te lo concretamos con tu caso.
Lo que hay dentro, para que sepas qué estás presupuestando: el núcleo (panel, control de acceso con QR, TPV y caja, socios, cuotas y planes, usuarios y permisos) y una serie de módulos que se activan según lo que necesites: facturación con registros encadenados (preparada para VeriFactu), inventario, control horario y turnos, portal del socio, leads, rutinas, clases dirigidas, comunicaciones y automatizaciones, KPIs y estadísticas avanzadas, multicentro, consentimientos firmados, alta y pago online con Stripe, pase de día con QR y otros. Puedes verlos en acción en la demo en vivo.
Y lo que no forma parte del programa, para que no aparezca en una cuenta imaginaria: el torno y el lector de QR son hardware aparte (Manager SHFIT se conecta a uno mediante un pequeño puente, y la compatibilidad se comprueba antes), la domiciliación bancaria de cuotas y la firma electrónica de los registros de facturación con su envío a la Agencia Tributaria. Si eres entrenador personal y no tienes local, SHFIT Coach sí publica sus precios en software para entrenadores personales.
El otro lado de la cuenta: qué te ahorra
Para valorar un precio, ponlo al lado de lo que cuesta no tenerlo: el socio con la cuota vencida que sigue entrando, la caja que no cuadra, los horarios del personal en papel, la factura rehecha a mano, la baja que nadie vio venir. Con una calculadora de punto de equilibrio puedes ver cuántos socios necesitas para cubrir tus gastos, y qué parte de ellos se va en el programa. Eso sí es una cifra tuya, y es la que importa para decidir.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta Manager SHFIT?
No publicamos una tarifa cerrada porque depende de los módulos que actives y del número de centros. Se paga mientras se usa y sin permanencia. Pide presupuesto o una demo adaptada y te lo concretamos con tu caso.
¿Es mejor pagar una licencia o una cuota mensual?
Depende de cómo trabajes. La licencia suele ir con programas instalados en un ordenador del local y exige gestionar copias y actualizaciones; la cuota mensual de un programa en la nube incluye mantenimiento y acceso desde cualquier dispositivo, y se puede cancelar si no hay permanencia.
¿Qué costes se olvidan más al presupuestar?
Los de hardware (torno, lector, datáfono), la migración de socios desde otro sistema, las comisiones de la pasarela de pago, el coste de la mensajería por WhatsApp y los cambios durante el contrato, como añadir un local o un módulo.
¿Hay permanencia en Manager SHFIT?
No. Manager SHFIT se paga mientras se usa y no obliga a un periodo mínimo de contrato.