Software para box de CrossFit y entrenamiento funcional

Un box funciona distinto de un gimnasio de sala: el socio no entra a «hacer lo suyo», entra a una clase concreta, a una hora concreta, con un número limitado de plazas y un entrenador esperándole. Eso cambia lo que le pides a un programa de gestión. Importa menos el torno y más el horario de clases, el aforo de cada sesión y los bonos que se gastan según se viene.

Esta página recorre cómo encaja Manager SHFIT, un software de gestión de gimnasios en un box de CrossFit o de entrenamiento funcional, con ejemplos de cómo se configura y, sobre todo, con las cosas que no hace, para que no descubras la diferencia después de contratar.

Horario de clases con aforo y reserva desde el móvil

El corazón de un box es su horario. En Manager SHFIT defines primero los tipos de clase con el nombre que tú uses («WOD», «Open box», «Halterofilia», «Gimnásticos», «Funcional 7:00») y un color, y después los horarios semanales de cada una: qué días, a qué hora empieza, a qué hora termina y cuántas plazas tiene. Puedes programar la misma clase en varios días y franjas de una sola vez, en lugar de repetirla a mano.

El socio ve la agenda de la semana en su portal, desde el navegador del móvil, y reserva o cancela en un toque. Tú decides con cuántos días de antelación se abren las reservas (la ventana de reserva, de tres días por defecto) y el sistema no deja reservar más plazas de las que existen, ni siquiera si dos socios pulsan a la vez. Solo pueden reservar los socios con la cuota al día, para que nadie se apunte a una clase a la que luego no podría entrar.

El personal ve quién está apuntado a cada sesión y puede quitar una reserva si hace falta. Si activas las comunicaciones automáticas, el socio recibe un recordatorio de la clase reservada por WhatsApp unas horas antes, algo que en un box reduce mucho los huecos de última hora. El detalle de este módulo está en la página de gestión de clases dirigidas y reservas.

Cuotas, bonos de sesiones y pase de prueba

Los boxes suelen vender de tres formas: cuota mensual con clases ilimitadas o limitadas, bono de un número de sesiones y pase suelto para quien viene de visita. Manager SHFIT admite las tres. Los planes se definen una vez (mensual, trimestral, anual, pase diario o un bono con un número de usos) y se reutilizan en el mostrador, en el portal y en las altas.

Hay un matiz que conviene saber antes de montar tus tarifas: el bono descuenta un uso cada vez que el socio entra con su QR, no cuando reserva una clase. Si dejas pasar a un socio con bono sin escanear, no se descuenta nada, y si reserva y luego no viene, tampoco. En un box con recepción o con lector en la puerta funciona bien; si lo que quieres es que cada reserva consuma una sesión del bono, hoy no es así y te lo decimos antes de empezar.

Para el visitante de un día existe el módulo de pase diario con QR: al cobrar el pase se genera un código que vale solo ese día y se envía por correo. Y las congelaciones de cuota, tan habituales en verano o por lesión, pasan por una autorización del dueño y bloquean el acceso mientras duran. Todo el ciclo de cobros está explicado en socios, cuotas y cobros y en cobro de cuotas de gimnasio.

Acceso a la puerta del box

Un box pequeño puede no tener torno. Aun así, controlar quién entra tiene sentido: la cuota vencida no debería abrir ninguna puerta y el coach no debería tener que acordarse de quién ha pagado. Cada socio tiene en su portal un QR que cambia cada 15 segundos; recepción o un lector lo escanean, el servidor comprueba la cuota y responde. Si el socio no lleva el móvil, recepción registra un acceso manual con un motivo y queda anotado quién lo hizo.

Manager SHFIT no es un torno, sino el sistema que decide si se abre: para conectarlo a uno físico se instala un pequeño puente en un ordenador del local. Si en tu box la puerta se abre a mano, el mismo check-in te sirve como control de presencia. La explicación técnica completa está en control de acceso con QR y torno.

Rutinas, ejercicios y lo que no hay para el WOD

Manager SHFIT incluye un módulo de rutinas de entrenamiento: se monta una rutina por días con ejercicios de una biblioteca (con fotos y pasos de ejecución) o ejercicios libres que escribes tú, con series, repeticiones y descanso. Las repeticiones son un texto libre, así que «5 x 5», «AMRAP 12 min» o «30 s» caben sin problema. El socio ve su rutina en el portal, marca lo que ha hecho y anota las series, las repeticiones y el peso realmente movido. Además puedes registrar su peso, su porcentaje de grasa y sus medidas en el tiempo.

Conviene ser claros con lo que no hay, porque en un box es lo que más se pregunta: no hay una pizarra del WOD del día compartida para todo el box, ni cronómetro, ni tabla de marcas personales o clasificación entre socios. Las rutinas son por socio. Si tu box necesita la pizarra y el ranking como pieza central, valora una herramienta específica para eso y usa Manager SHFIT para lo que mejor hace: el negocio que hay alrededor de las clases.

Tienda, inventario y clases de prueba

Casi todos los boxes venden algo: agua, batidos, ropa, grips, cinturones. El TPV de Manager SHFIT junta cuotas, pases y productos en el mismo ticket, cobra en efectivo, con tarjeta o en pago mixto, y cierra la caja por turno. El inventario avisa cuando un producto baja de su mínimo y guarda el historial de cada movimiento de stock. Lo tienes en detalle en TPV para gimnasios.

Y para quien aún no es socio, el módulo de leads sigue a cada persona desde que pregunta hasta que se apunta: nuevo, contactado, clase de prueba (con su fecha) y convertido. Es una manera sencilla de no perder a quien dijo «me lo pienso» después de la clase de prueba. Cuando alguien se convierte, se crea su ficha de socio.

Retener a los socios del box

En un box la comunidad es el producto, y la comunidad se rompe cuando la gente deja de venir. Los KPIs de Manager SHFIT (módulo opcional) muestran la retención, la tasa de baja, los socios que llevan más de 21 días sin pisar el box y cuánto cuesta captar a un socio. Si activas las estadísticas avanzadas, ves además la afluencia por día y hora y la ocupación de cada clase, que te dice qué horarios sobran y cuáles se quedan cortos. Para convertirlo en acciones, tienes la guía de cómo reducir las bajas en un gimnasio.

Qué comprobar antes de decidirte

Sea cual sea el programa, estas preguntas separan el que sirve para un box del que solo sirve para un gimnasio de sala:

• ¿Las clases tienen aforo y el sistema impide sobrerreservar aunque dos personas pulsen a la vez?
• ¿Cuándo se gasta una sesión de un bono: al reservar, al entrar o a mano?
• ¿Qué pasa si el socio cancela tarde o no se presenta? (En Manager SHFIT el socio puede cancelar hasta que termina la clase y no hay penalización automática.)
• ¿Hay lista de espera para clases llenas? (En Manager SHFIT no la hay.)
• ¿El socio puede ver y reservar desde el móvil sin instalar una aplicación de tienda?
• ¿Puedes ver la ocupación real de cada horario para decidir qué clases mantener?

Si quieres comparar con calma, la guía de cómo elegir software de gestión para tu gimnasio propone una prueba de una tarde que funciona igual para un box. Y si estás calculando si el proyecto sale, la calculadora de socios te dice cuántos necesitas para cubrir gastos.