Un estudio de pilates o de yoga se parece poco a un gimnasio grande. Las clases son de ocho, diez o doce personas, cada plaza cuenta, el horario cambia con la temporada y buena parte de los alumnos pagan un bono de sesiones en lugar de una cuota fija. El día a día pasa por el teléfono: «¿queda sitio el jueves?», «¿puedo cambiar mi clase?».
Un buen programa de gestión debería quitarte esas llamadas y a la vez dejarte ver, de un vistazo, qué clases se llenan y cuáles no. Esta página explica qué hace en ese sentido Manager SHFIT, el programa para gimnasios y estudios de SHFIT, con sus límites incluidos.
Clases con aforo reducido y reserva desde el portal
Cada clase se define con su nombre y su color («Pilates suelo», «Reformer», «Hatha», «Vinyasa», «Yoga prenatal»), y cada horario con el día, la hora de inicio y fin y el número de plazas. Si tu sala admite diez colchonetas o seis máquinas, pones diez o seis, y el sistema no deja que nadie reserve la plaza siguiente, aunque dos alumnos pulsen a la vez.
El alumno entra en su portal desde el móvil, ve la agenda de la semana y reserva o cancela cuando quiere, dentro de la ventana de reserva que has fijado (por defecto, los próximos tres días). No hay que descargar nada de una tienda de aplicaciones: el portal es una web que además se puede instalar en la pantalla de inicio. Solo reservan quienes tienen la cuota o el bono al día.
Del lado del estudio, el personal ve quién está apuntado a cada sesión y puede cancelar una reserva si el alumno lo pide por teléfono. Lo que no existe hoy es la lista de espera: si una clase se llena, el sistema simplemente no admite más reservas y no avisa cuando se libera un sitio. Para estudios con mucha demanda es una carencia real que conviene tener presente. Más detalle en la página de clases dirigidas y reservas.
Bonos de sesiones, cuotas y pausas
En estos centros conviven dos modelos: la cuota mensual (dos clases por semana, por ejemplo) y el bono de un número de sesiones. Manager SHFIT permite crear planes con duración (mensual, trimestral, anual) y también bonos con un número de usos. Para la cuota por tiempo, el plan marca el próximo cobro y el estado del alumno (al día, vencida o congelada) siempre está visible en su ficha.
Un detalle que cambia cómo organizas los bonos: el uso del bono se descuenta cuando el alumno entra con su QR al estudio, no cuando reserva la clase. Una reserva a la que no se acude no gasta sesión, y esa regla no se puede cambiar a «gastar al reservar». Si tu política es que el no presentarse consuma la sesión, tendrás que aplicarla a mano, y es mejor saberlo desde el principio.
Las pausas son otro clásico: lesiones, embarazo, viajes. Una congelación pausa el cobro durante los días indicados y bloquea el acceso mientras dure, y pasa por la autorización del dueño, con un correo y un enlace seguro. Los planes y su ciclo de vida están descritos en socios, cuotas y cobros.
Avisos que evitan huecos y bajas
La clase vacía no es un problema de plazas, es un problema de acordarse. Con el módulo de comunicaciones, el alumno recibe un recordatorio de la clase reservada por WhatsApp (con la API oficial de Meta) unas horas antes, y los avisos de cuota que vence o vencida por correo o WhatsApp. Para recibir mensajes por WhatsApp, el alumno tiene que haber dado su consentimiento, y cada mensaje incluye una baja con un clic.
Con las automatizaciones (módulo opcional) también puedes escribir al alumno que lleva semanas sin venir, felicitar el cumpleaños o proponer volver a quien se dio de baja hace poco. En un estudio pequeño, donde conoces a cada persona, estos mensajes son más una ayuda para la memoria que una campaña. Lo trabajamos en la guía de cómo reducir las bajas en un gimnasio.
Cobros: mostrador, tienda online y alta de nuevos alumnos
Para el día a día, el TPV cobra cuotas, bonos y los productos que vendas (colchonetas, ropa, accesorios) en un mismo ticket, en efectivo, con tarjeta o con pago mixto, y cierra la caja por turno. Si activas el módulo de alta y pago online, tu estudio tiene una página pública donde un alumno nuevo se apunta y paga con tarjeta mediante Stripe, y una tienda donde el alumno actual renueva su cuota o compra un bono identificándose con su acceso. Los datos de la tarjeta no pasan por Manager SHFIT.
Una aclaración honesta: Manager SHFIT no domicilia ni gira recibos bancarios. Cada cobro se registra cuando el alumno paga, ya sea en el mostrador, desde la ficha o en la tienda online. El sistema avisa cuando la cuota va a vencer, pero no cobra por su cuenta. Lo explicamos con más calma en cobro de cuotas de gimnasio.
Consentimientos, fichas y datos de salud
En pilates y yoga se manejan datos delicados: lesiones, embarazo, patologías de espalda. Manager SHFIT guarda en la ficha unas observaciones y el contacto de emergencia, y tiene un módulo opcional de consentimientos: documentos que el alumno firma desde su móvil con un QR o en una tablet del mostrador (normas del centro, declaración de aptitud, protección de datos, uso de imagen). La firma queda guardada con su fecha y no se puede modificar, y puedes marcar como obligatorios los documentos que quieras para que el sistema avise si falta alguno.
El texto de los documentos es tuyo: las plantillas de ejemplo son un punto de partida editable, y conviene que las revises con tu asesor. Si te interesa el tema en general, tienes la guía de protección de datos en gimnasios.
Qué pedirle a un programa para un estudio
Antes de decidir, comprueba en la demo estas cosas con tu propio horario:
- Que puedas crear una clase con pocas plazas y que se respete de verdad el límite.
- Qué ocurre con la reserva cuando el alumno cancela: en Manager SHFIT puede hacerlo hasta que termina la clase.
- Si existe lista de espera (aquí no).
- Cómo se descuenta el bono y si eso encaja con tu política de ausencias.
- Si el alumno puede hacerlo todo desde el móvil sin instalar una aplicación de tienda.
La demo en vivo tiene un horario de clases de ejemplo con el que puedes reservar y cancelar como lo haría un alumno.
Preguntas frecuentes
¿Mis alumnos pueden reservar clase desde el móvil?
Sí. El portal del socio se abre desde el navegador, sin pasar por una tienda de aplicaciones, y se puede instalar en la pantalla de inicio. El alumno ve la agenda semanal con las plazas y reserva o cancela dentro de la ventana de reserva que tú configures.
¿Puedo vender bonos de un número de sesiones?
Sí, creando un plan con un número de usos. Cada entrada con QR descuenta un uso. La sesión no se descuenta al reservar sino al entrar, y esta regla no es configurable.
¿Hay lista de espera para las clases que se llenan?
No. Al alcanzar el aforo, el sistema impide nuevas reservas, pero no mantiene una cola ni avisa cuando se libera una plaza.
¿Se cobra solo, con domiciliación bancaria?
No. Manager SHFIT no gira recibos ni domicilia. El cobro se registra cuando el alumno paga: en el mostrador, desde su ficha o en la tienda online con tarjeta. Sí avisa por correo o WhatsApp cuando una cuota está a punto de vencer o ya ha vencido.