La mayoría de los TPV genéricos saben cobrar y poco más. En un gimnasio, el mostrador mezcla ventas de naturaleza distinta: una botella de agua, una cuota mensual que debe actualizar la fecha de cobro del socio, un pase de un día con QR, un bono de usos. Y al final del turno, alguien tiene que saber si el dinero que hay es el que debería haber.
Esta página describe el TPV integrado en Manager SHFIT, el programa de gestión para gimnasios: qué se vende, cómo se cobra, qué pasa al anular y cómo se cierra la caja, junto con el inventario que lo acompaña. Como siempre, con lo que no hace.
Vender cuotas, pases y productos en el mismo ticket
El TPV muestra un catálogo con categorías y un buscador por nombre. En el mismo ticket puedes añadir una cuota, un pase y un par de batidos, y cobrarlo todo de una vez. Si vinculas la venta a un socio, la cuota se renueva de paso: se actualiza su próxima fecha de cobro y su plan, sin pasar por otra pantalla.
Los planes (mensual, trimestral, anual, pase diario, bono con un número de usos) se definen una vez en «Cuotas y planes» y se reutilizan en el TPV, en el portal y en las altas. Los descuentos requieren permiso, de manera que no cualquier empleado puede regalar un 50 %. Si quieres también que el pase diario genere un QR de un solo día, enviado por correo a quien lo compra, existe el módulo de pase de día con QR.
Cobrar: efectivo, tarjeta y pago mixto
Las formas de pago son efectivo, tarjeta y mixto. En el mixto indicas cuánto va en cada parte, y las dos deben sumar exactamente el total del ticket, para que la caja no se desajuste por un céntimo. Si usas el monedero del socio (módulo opcional), también puedes cobrar parte con saldo o con una tarjeta regalo.
Un punto práctico que conviene saber: el TPV registra la forma de pago, pero no se conecta a tu datáfono. El cobro con tarjeta se hace en el datáfono que ya tengas, y el empleado lo anota en el ticket. Tampoco hay lector de códigos de barras: se busca por nombre o se pulsa el producto. Al terminar, el cliente puede recibir el ticket o la factura por correo, o se descarga en PDF para imprimirlo.
Anular y corregir sin perder la traza
Anular una venta exige un motivo obligatorio y el permiso correspondiente, y no borra nada: el ticket queda en el historial, tachado, con quién anuló y cuándo. La anulación restaura el stock de los productos y saca la venta de la caja y de la facturación. Si era el último cobro de cuota de un socio, recupera su fecha de cobro y su plan anteriores; el pago queda tachado en su historial.
¿Y si el cobro fue bueno pero la forma de pago estaba mal anotada («tarjeta» en vez de «efectivo»)? Esa corrección pasa por una solicitud con autorización, para que nadie cuadre su propia caja a mano. El historial de ventas se consulta por rango de fechas con el resumen del periodo y el desglose por vía de pago.
Caja por turno y cierre
Cada empleado trabaja con su caja de turno siempre a la vista. Al cerrar, fotografía el datáfono y el efectivo del cajón; la aplicación calcula lo que debería haber cobrado cada persona, resalta las diferencias a partir de un euro, envía el cierre por correo al responsable y guarda las fotos durante un año. Opcionalmente, un informe de caja diario llega también por correo.
Los informes se exportan a Excel por día, semana, mes o año, útil para tu gestoría, y con varios locales cada centro lleva su caja por separado. El detalle del flujo completo, desde la ficha hasta el cierre, está en socios, cuotas y cobros, y los criterios de elección en la página de programa para gimnasios.
Inventario: stock, mínimos y reposición
Cada producto físico puede tener su stock y su mínimo. Cuando baja del mínimo aparece «stock bajo» y cuando llega a cero, «agotado». Cada vez que cambia una cantidad queda registrado un movimiento (venta, anulación, entrada de mercancía, ajuste, retirada del personal o transferencia entre centros) en un historial que no se edita: una corrección es otro movimiento. Las cuotas y los pases no llevan stock.
Con el análisis de productos ves los más vendidos, los que no rotan y una lista de qué pedir (con los que están en el mínimo o sin cobertura hasta el pedido). Si tu gimnasio deja que el personal se lleve productos, «Retirar para personal» lo registra como una retirada, no como una venta, para que ni la caja ni el stock se descuadren.
Cuando falla internet y cuando llega la inspección
Un TPV que se para con el wifi es un problema. Manager SHFIT guarda una copia local en el dispositivo y sigue cobrando y dejando entrar a los socios sin conexión; cuando vuelve la red, sincroniza todo sin duplicar ningún cobro ni acceso.
En cuanto a facturación, cada ticket y cada anulación quedan en un registro encadenado, con numeración correlativa por serie, y la configuración fiscal (NIF, IVA o IGIC, serie) es propia de cada gimnasio. La aplicación está preparada para VeriFactu, aunque la firma electrónica y el envío a la Agencia Tributaria aún no están incluidos; lo explicamos con detalle en VeriFactu para gimnasios. Si vendes cuotas en una tienda Shopify, cada pedido pagado registra el cobro y extiende el próximo cobro del socio.
Preguntas frecuentes
¿Se conecta el TPV a mi datáfono?
No. El TPV registra la forma de pago, pero el cobro con tarjeta se hace en el datáfono que tengas y el empleado lo anota. Tampoco incluye lector de códigos de barras: los productos se buscan por nombre o se pulsan en pantalla.
¿Puedo cobrar una parte en efectivo y otra con tarjeta?
Sí. El pago mixto pide el importe de cada parte y las dos deben sumar exactamente el total del ticket.
¿Qué pasa con el stock cuando anulo una venta?
Se restaura. La anulación exige un motivo, no borra el ticket (queda tachado en el historial) y devuelve al stock los productos. Si era el último cobro de cuota del socio, también recupera su fecha de cobro y su plan anteriores.
¿Funciona si se corta internet?
Sí. Manager SHFIT guarda una copia local en el dispositivo y sigue cobrando y registrando accesos; al volver la conexión se sincroniza todo sin duplicados.