En España la empresa debe llevar un registro de la jornada diaria de cada persona trabajadora, con la hora de inicio y de fin, y conservar esos registros durante cuatro años. En un gimnasio, con turnos partidos, fines de semana y personal que cubre horarios distintos, hacerlo en papel acaba siendo una fuente de errores y de discusiones. Tu asesor laboral te confirma lo que aplica a tu convenio; aquí explicamos cómo lo resuelve el software.
El control horario de Manager SHFIT junta tres cosas que suelen ir separadas: los turnos que planificas, el fichaje real y las ausencias.
Cómo ficha el personal
Cada empleado entra con su cuenta de personal en una pantalla de fichaje independiente del panel de gestión, pensada para el móvil o una tablet. Pulsa fichar entrada, firma con el dedo y empieza su jornada; al terminar repite el gesto. Allí mismo ve cuánto lleva trabajado hoy y esta semana, y los turnos que tiene asignados. Con varios centros, ficha en el centro de su turno del día.
Si quieres, puedes marcar la ubicación del gimnasio y un radio. Cuando alguien ficha fuera de esa zona o fuera de su turno, el sistema le exige escribir una observación para poder fichar y la deja anotada junto al fichaje. Nadie se queda sin fichar, pero queda constancia de lo que pasó.
Turnos y ausencias
Los turnos se planifican en un calendario mensual por empleado: marcas los días, o pulsas un día de la semana para seleccionar toda la columna, y asignas hora de entrada, hora de salida y una etiqueta opcional, como «Mañana» o «Sala». El cuadrante de cada persona, o el de todo el equipo, se descarga en PDF y se puede enviar por correo.
Las ausencias tienen sus propios tipos: vacaciones, vacaciones del año anterior, ausencia, baja y permiso. El saldo de vacaciones de cada empleado se calcula a partir de su fecha de alta, y se recalcula al vuelo cada vez que se consulta.
Aviso si alguien no ficha
Si pasados 10 minutos del inicio de un turno el empleado no ha fichado, el sistema le envía un único correo con un botón directo a la pantalla de fichaje. Un aviso, no una cadena de recordatorios.
Informe: turno frente a fichaje
Para quien tiene el permiso de control horario, el informe pone cada turno asignado junto al fichaje real, con los totales por día, por semana y por periodo. Se filtra por empleado y por centro. Si un empleado no fichó, un responsable puede añadir el fichaje a mano, y en los informes queda marcado como manual. Cualquier sesión se puede revisar con las firmas de entrada y de salida.
El resultado se exporta a Excel con todo el detalle o a PDF con las firmas de cada jornada, para tenerlo a mano si alguien lo pide.
Quién puede ver y cambiar qué
Los permisos son por usuario. Ver el informe de fichajes, añadir o borrar un fichaje, y gestionar turnos y ausencias son permisos distintos que se conceden por separado; el empleado solo ve sus propios turnos y su propia jornada. La ubicación del centro y su radio solo las configura un administrador.
Qué comprobar en un control horario
- ¿Registra hora de inicio y de fin de cada jornada, con firma o con otra forma de identificar a quien ficha?
- ¿Deja constancia cuando se ficha fuera de turno o fuera del centro?
- ¿Permite corregir un olvido sin borrar lo anterior ni perder la trazabilidad?
- ¿Exporta un registro completo por periodo y por persona?
- ¿Avisa a quien se olvida y, en el caso de varios locales, separa los informes por centro?
Preguntas frecuentes
¿Tiene que instalar algo el empleado?
No. El fichaje es una pantalla web que se abre en el navegador del móvil o de una tablet, con la cuenta de personal de cada empleado. Se firma con el dedo al entrar y al salir.
¿Qué pasa si alguien se olvida de fichar?
Si pasan 10 minutos desde el inicio de su turno sin fichar, recibe un único correo con un botón directo a la pantalla de fichaje. Y si aun así no lo hizo, un responsable con permiso puede añadir el fichaje a mano desde el informe.
¿Puedo comparar lo planificado con lo fichado?
Sí. El informe muestra el turno asignado frente al fichaje real, con totales por día, semana y periodo, y se puede filtrar por empleado y por centro.
¿Sirve para varios centros?
Sí. Con varios locales, el personal ficha en el centro de su turno del día y los informes se pueden separar por centro.