Programa para gimnasios: qué debe tener y cómo elegirlo

Si buscas un programa para gimnasios te vas a encontrar con muchas fichas de funciones casi idénticas: socios, cuotas, accesos, informes. Comparar listas de funciones es la peor manera de elegir, porque todas dicen «sí» a todo y casi ninguna cuenta cómo se comporta cada cosa el día que algo sale mal.

Esta página propone otra forma: puntuar el programa por criterios, de lo que más duele cuando falla a lo que más brilla en la demo. Es complementaria a la guía cómo elegir software de gestión para tu gimnasio, que se centra en el método de la prueba de una tarde; aquí nos centramos en el contenido de la comparación. Y como somos parte interesada, al final de cada criterio decimos cómo lo resuelve Manager SHFIT, nuestro software de gestión de gimnasios, y también dónde no llega.

Primero, qué tipo de programa estás comparando

Antes de comparar funciones, comprueba qué clase de herramienta tienes delante, porque condiciona todo lo demás:

• Programa instalado en un ordenador del local. Funciona sin internet y sin cuotas mensuales de acceso, pero depende de un único equipo, de copias de seguridad que haces tú y de que nadie lo pueda consultar desde casa ni desde el móvil.
• Aplicación en la nube (se usa desde el navegador). Accedes desde cualquier dispositivo, las actualizaciones llegan solas y las copias las gestiona el proveedor. A cambio, dependes de la conexión y debes preguntar qué ocurre cuando falla.
• Hoja de cálculo con parches. Sirve en el primer año, con pocos socios. Falla cuando necesitas control de acceso, caja cuadrada o histórico fiable.
• Software genérico de citas o de tienda adaptado. Puede cubrir una parte, pero casi nunca el acceso, las cuotas con estados y el fichaje del personal.

Manager SHFIT es del segundo tipo: una aplicación web que funciona en cualquier ordenador, tablet o móvil, con la particularidad de que guarda una copia local y sigue funcionando sin internet para registrar accesos y cobrar, y sincroniza después sin duplicar nada.

Criterio 1: socios, cuotas y estados

Es el núcleo y donde menos se perdona. Comprueba que el estado de cada socio (al día, vencida, congelada) se ve siempre sin abrir tres pantallas, que los planes se definen una vez y se reutilizan, y que las operaciones que tocan dinero (congelar una cuota, regalar un mes, cambiar de plan) dejan constancia de quién las pidió y quién las autorizó.

En Manager SHFIT, la ficha del socio reúne su estado de cuota, accesos, cobros y congelaciones; las congelaciones, las bonificaciones a 0 € y los cambios de plan pasan por una autorización del dueño con un enlace seguro que caduca; y los planes admiten cuota por tiempo, pase diario y bonos con un número de usos. Lo contamos en socios, cuotas y cobros.

Criterio 2: el acceso, donde se decide si pagas por cuotas que no cobras

Un control de acceso solo vale si valida la cuota en el servidor y en el momento, y si el código del socio no se puede prestar. Pregunta cómo se identifica el socio (tarjeta, pulsera, QR, huella), qué hardware exige, quién lo instala y qué pasa con un socio sin móvil o con un corte de internet.

Manager SHFIT usa un QR que cambia cada 15 segundos, validado en el servidor, con acceso manual con motivo para las excepciones, modo sin conexión y un pequeño puente para conectar el torno. Eso sí: necesitas un lector de QR conectado al torno, y la compatibilidad depende del modelo. Hay una página dedicada: control de acceso con QR y torno.

Criterio 3: caja, TPV y facturación

Mira cómo cuadra la caja, no solo cómo se cobra. Un buen TPV de gimnasio junta cuotas, pases y productos en un ticket, admite efectivo, tarjeta y pago mixto, anula con motivo sin borrar nada y cierra la caja por turno con diferencias visibles. En facturación, pregunta por la numeración correlativa, las anulaciones y, desde que existe la norma, por el registro de facturación.

Manager SHFIT cubre el TPV y el cierre de turno con fotos del datáfono y del efectivo, y su facturación lleva un registro encadenado, con la aplicación preparada para VeriFactu: la firma electrónica de los registros y su envío a la Agencia Tributaria todavía no están incluidos, y ningún programa debería decirte que «cumple» sin explicarte exactamente qué hace. Detalles en TPV para gimnasios y en VeriFactu para gimnasios.

Criterio 4: cómo se cobran de verdad las cuotas

Es la pregunta que más se esquiva en las demos: ¿el programa cobra solo? Hay tres modelos: domiciliación bancaria, cobro con tarjeta (recurrente o por periodo) y cobro manual en el mostrador con avisos. Pregunta cuál usa y cuáles quedan fuera.

Manager SHFIT no domicilia ni gira recibos bancarios. Registra cada cobro cuando el socio paga (mostrador, ficha, tienda online con tarjeta mediante Stripe o tu tienda de Shopify) y avisa por correo o WhatsApp antes del vencimiento. Si tu centro cobra todo por domiciliación, es un cambio que debes valorar. Lo ampliamos en cobro de cuotas de gimnasio.

Criterio 5: lo que ve y hace el socio

Un programa que solo usa la recepción te deja con todas las llamadas. Comprueba qué puede hacer el socio por su cuenta: ver su QR, su cuota y su próximo cobro, reservar clases, ver su rutina, cambiar sus datos. Y cómo lo hace: si exige descargar una aplicación de una tienda o basta con abrir una web.

El portal del socio de Manager SHFIT se abre desde el navegador, se puede instalar en la pantalla de inicio, lleva tu logo y tus colores y permite ver el QR, la cuota, los accesos, las clases, las rutinas y el progreso. No es una aplicación de las tiendas de Apple y Google ni envía notificaciones push; los avisos van por correo y WhatsApp. Más en app para socios de gimnasio.

Criterio 6: personal, turnos y registro de jornada

Un gimnasio es un negocio de turnos. Mira si el programa permite planificar el cuadrante, fichar con algún tipo de firma o identificación, avisar al que se olvida y exportar un registro completo, además de separar los permisos de cada persona del equipo. Manager SHFIT incluye fichaje con firma, turnos y ausencias, aviso por correo si alguien no ficha y exportación a Excel o PDF firmado, descrito en control horario del personal.

Criterio 7: tus datos, permisos y contrato

Antes de firmar, resuelve estas preguntas por escrito: quién es el responsable de los datos de tus socios y dónde se guardan, si puedes exportarlos cuando quieras, qué pasa con ellos si te das de baja, si hay permanencia, qué se cobra aparte (altas, formación, módulos) y qué tiempo de respuesta tiene el soporte. En cuanto a seguridad, busca permisos por usuario, doble factor para el personal y registro de quién hace qué.

Manager SHFIT trabaja con permisos por usuario, tiene doble factor opcional para el personal y un rol de analista de solo lectura, y se paga mientras se usa y sin permanencia. Para el precio, no publicamos una tarifa cerrada porque depende de los módulos y del número de centros: pide presupuesto o demo. Tienes una explicación general de cómo se estructuran los precios en cuánto cuesta un software de gimnasio.

Lo que Manager SHFIT no hace hoy

Por honestidad, y porque te ahorra una demo, esta es la lista corta de lo que no encontrarás:

• Cobro domiciliado (recibos SEPA) automático a los socios.
• Lista de espera en las clases llenas.
• Límite de aforo total del centro que bloquee la entrada, ni alertas de aforo.
• Reserva de pistas, de espacios o de piscina por horas.
• Aplicación en las tiendas de aplicaciones ni notificaciones push al móvil del socio.
• Firma electrónica de los registros de facturación y envío a la Agencia Tributaria (VeriFactu).

Si alguno de estos puntos es imprescindible para ti, mejor saberlo hoy. Para el resto, la demo en vivo tiene datos de ejemplo con socios al día, vencidos y congelados, y la calculadora de socios te ayuda a poner números antes de decidir.