Software VeriFactu para gimnasios

VeriFactu es como se conoce la normativa española sobre los sistemas informáticos de facturación: el reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y su desarrollo posterior. La idea de fondo es sencilla: el programa con el que emites facturas no debe permitir que se alteren o se borren sin dejar rastro.

Un gimnasio emite muchas facturas pequeñas, entre cuotas, pases y productos del mostrador. Por eso importa que el programa con el que cobras sea el mismo que genera los registros, y no una hoja de cálculo al lado.

Esta página no es asesoramiento fiscal. Qué obligaciones tiene tu gimnasio y cuándo se aplican lo confirma tu asesor o tu gestoría; aquí describimos lo que hace el software, incluidos sus límites.

Qué pide VeriFactu a un programa de facturación

• Un registro de facturación por cada factura emitida y otro por cada anulación.
• Registros encadenados: cada uno incluye una huella (hash) del anterior, de modo que cambiar o quitar uno rompe la cadena y se nota.
• Numeración correlativa dentro de cada serie.
• Un código QR en la factura que permita cotejarla.
• Según la modalidad, el programa envía los registros a la Agencia Tributaria en el momento de emitirlos, o los conserva él mismo con garantías equivalentes de integridad y, en ese caso, puede exigirse además la firma electrónica de cada registro.

Las modalidades concretas, los formatos y los plazos de adaptación están en la normativa y pueden cambiar. Confirma con tu gestoría cuál te corresponde.

Qué hace Manager SHFIT

Un registro por cada venta

Al cobrar, el sistema crea un registro de alta con serie, número, fecha y hora, NIF y nombre del emisor, base imponible, tipo, cuota y total. Si el comprador facilita su NIF, la factura sale como completa; si no, como simplificada.

Cadena de hashes por emisor

Cada registro guarda el hash SHA-256 de su contenido junto con el hash del registro anterior del mismo emisor. Hay una cadena por cada NIF, así que una sociedad no mezcla su cadena con la de otra.

Numeración sin huecos y series

El número se asigna dentro de la misma transacción que crea el registro, de modo que no puede quedar un número saltado. Hay una serie por defecto y, con varios centros, una serie por centro. Una serie con facturas de un NIF no se reutiliza jamás para otro.

Anulaciones con traza

No se borra ni se edita nada. Anular una venta crea un registro nuevo que referencia al de alta, con su misma serie y su mismo emisor. La venta sigue visible, tachada y con su motivo, y se restauran el stock y, si era una cuota, la fecha de cobro y el plan del socio.

IVA o IGIC

El impuesto, el tipo por defecto y la serie se configuran en Facturación → VeriFactu. Los tipos que se proponen (IGIC general del 7 % e IVA general del 21 %) son un punto de partida: tu gestoría confirma el tipo aplicable a cada servicio.

QR en la factura

El PDF de cada factura puede llevar un código QR con el NIF del emisor, la serie y el número, la fecha y el importe. Se puede activar o desactivar.

Verificador de integridad

Un verificador recorre cada cadena registro a registro y comprueba tres cosas: que encadena con el anterior, que el hash corresponde al contenido guardado y que ese contenido no se ha modificado respecto a los campos del registro. Si algo no cuadra, señala el primer registro afectado.

Cambio de titular fiscal

Si el negocio pasa a otra sociedad, el cambio de titular abre una cadena nueva y una serie propia para el NIF nuevo. La cadena anterior queda cerrada e íntegra y sus facturas se pueden seguir anulando con su emisor original.

Lo que hoy no incluye

Para que no haya sorpresas, esto es lo que Manager SHFIT todavía no hace:

• Firma electrónica de los registros con certificado digital. El punto de firma está preparado, pero no hay certificado conectado. Por eso cada registro, y cada factura en PDF, indican «firma electrónica pendiente».
• Envío automático de los registros a la Agencia Tributaria.
• Exportación XML en el formato oficial de la Agencia Tributaria, pendiente de validar.
• QR en el formato oficial. El QR actual lleva los datos básicos de la factura, pero todavía no sigue el formato oficial de la Agencia Tributaria.

Son los siguientes pasos del desarrollo. Mientras tanto, Manager SHFIT sirve para llevar la facturación del gimnasio con registros encadenados y trazables, pero no puede darte por sí solo la garantía de cumplir todas las modalidades. Si tu gestoría necesita alguno de estos puntos, pregúntanos el estado actual antes de decidir.

Las ventas anteriores a la puesta en marcha de VeriFactu en tu cuenta no generan registro, y el panel te indica cuántas hay.

Trabajar con tu gestoría

• Informes de caja por día, semana, mes y año exportables a Excel.
• Un rol de analista, de solo lectura, para dar acceso a la gestoría o al asesor sin que pueda cambiar nada.
• Un ZIP «para la gestoría» por titular fiscal, con el libro de facturas emitidas, las facturas de gastos recibidas y un resumen del periodo.

El rol de analista y la exportación de rentabilidad son módulos opcionales.

Qué preguntar a cualquier programa de facturación

• ¿Genera un registro por cada factura y por cada anulación, o permite editar facturas ya emitidas?
• ¿Encadena los registros con hash y puedo comprobar la cadena yo mismo?
• ¿La numeración es correlativa y sin huecos, aunque cobren dos personas a la vez?
• ¿Cómo gestiona un cambio de sociedad o de NIF?
• ¿Qué modalidad soporta ahora mismo: envío, conservación con firma o ambas? ¿Cuál está disponible y cuál en desarrollo?
• ¿Qué pasa con las ventas anteriores a su puesta en marcha?
• ¿Puede mi gestoría ver y exportar lo que necesita?

Si quieres un contexto más amplio, lo resumimos en la guía VeriFactu en gimnasios: qué cambia.