Una escuela de judo, karate, jiu-jitsu, boxeo, kickboxing o muay thai tiene una mezcla particular: mucha gente joven, a veces menores con un padre o una madre que paga, grupos por nivel a distintas horas, clases de prueba que deciden si la persona se apunta o no, y una tienda de material siempre a medias. Lo normal es llevarlo con un cuaderno, una hoja de cálculo y un grupo de WhatsApp.
Esta página explica qué parte de ese día a día cubre Manager SHFIT, software de gestión para gimnasios y escuelas deportivas, y deja claro lo que no hace: no gestiona grados, cinturones ni competiciones, y no está pensado como un registro federativo.
Cuotas, familias y renovaciones sin cuaderno
El núcleo de una escuela es la cuota mensual y sus variantes: trimestral, anual, pase semanal o clases sueltas. En Manager SHFIT defines los planes una vez y los reutilizas al dar de alta, en el mostrador y en el portal. Cada alumno tiene su ficha con su estado de cuota (al día, vencida o congelada) siempre visible, la fecha de alta, la edad calculada desde la fecha de nacimiento, el contacto de emergencia y un campo de observaciones donde anotar una lesión o una alergia.
El cobro se registra cuando el alumno paga, en el mostrador con el TPV o desde su ficha, y el sistema avisa antes del vencimiento por correo o WhatsApp. Un aviso: Manager SHFIT no domicilia ni gira recibos bancarios, de modo que si hoy cobras todo por domiciliación, este flujo cambia. Y no hay una ficha de «familia» ni descuentos automáticos por hermanos: cada alumno tiene su plan y su ficha, y los descuentos se aplican con permiso en el cobro. Tienes el recorrido completo en socios, cuotas y cobros.
Menores de edad y documentos firmados
Con menores, el papel es lo que más pesa: la autorización del tutor, la declaración de aptitud, las normas del centro, el uso de imagen para las fotos del torneo. El módulo opcional de consentimientos de Manager SHFIT permite crear esos documentos con el texto que quieras (hay plantillas de ejemplo, incluida una de autorización de menores, que debes revisar con tu asesor) y pedir la firma al tutor desde su móvil, con un QR o un enlace, o en una tablet en la puerta.
La firma queda guardada con su fecha y su evidencia, no se puede editar, y el sistema puede avisar en la ficha y en el check-in si falta un documento obligatorio, sin bloquear la entrada. Es una forma de dejar de perseguir papeles, no un sustituto del asesoramiento legal. Sobre este tema, la guía de protección de datos en gimnasios da contexto sin jerga.
Clases por grupo y horario
Una escuela tiene sus grupos: infantil, adultos principiantes, avanzados, competición. En Manager SHFIT cada grupo puede ser un tipo de clase con su color y sus horarios semanales, con el aforo que quepa en el tatami o en el ring. El alumno ve la agenda en su portal y reserva su plaza, y el personal ve quién viene a cada sesión.
Es útil saber lo que esto no es: no hay una ficha de cinturón o grado por alumno, ni un registro de exámenes, ni gestión de categorías de peso o edad para competiciones, ni asignación del profesor a cada clase. Si necesitas esas piezas, puedes anotarlas en las observaciones de la ficha, pero no hay una pantalla dedicada. Si quieres usar las reservas, mira la página de clases dirigidas y reservas; si tu escuela funciona con clase libre y sin reserva, puedes ignorar ese módulo y usar solo el control de acceso.
Clases de prueba y captación
En artes marciales, la clase de prueba es la puerta de entrada. El módulo de leads de Manager SHFIT sigue a cada interesado por estados (nuevo, contactado, prueba, convertido o perdido), con su origen (redes sociales, recomendación, web, presencial), la fecha de la prueba y tus notas. Cuando la persona se apunta, el lead se convierte en socio sin volver a teclear sus datos.
Si además activas el alta y pago online, tu escuela puede tener una página pública donde el nuevo alumno elige su plan y paga con tarjeta mediante Stripe; el alta solo se crea cuando llega la confirmación firmada del pago. Y para quien viene de visita o de prueba un solo día, existe el pase diario con QR, que vale únicamente ese día.
Control de acceso y presencia
Cada alumno tiene su QR en el móvil, que cambia cada 15 segundos. Con un lector en la puerta o con recepción, el sistema comprueba la cuota en el servidor y registra la entrada. Para un menor sin móvil, recepción puede registrar un acceso manual con un motivo, y el historial de cada alumno se puede descargar en Excel o PDF, útil cuando una familia discute una cuota o un periodo. Todo el mecanismo está descrito en control de acceso con QR y torno.
Como en cualquier centro con muchos menores, conviene pensar qué haces con los datos: pocos campos, solo los necesarios, y acceso restringido por roles. Manager SHFIT trabaja con permisos por usuario, de manera que el personal solo ve lo que necesita para su trabajo.
Tienda de material y caja
Kimonos, guantes, protecciones, vendas, camisetas: el TPV vende productos y cuotas en el mismo ticket, con efectivo, tarjeta o pago mixto, y el inventario avisa del stock bajo y guarda el historial de movimientos. El cierre de caja por turno deja claro lo cobrado en cada franja. Una limitación práctica: los productos no tienen tallas ni variantes, así que cada talla se da de alta como un producto distinto. Más sobre este módulo en TPV para gimnasios.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar los cinturones o grados de cada alumno?
No hay una pantalla específica de grados, cinturones ni exámenes. Puedes anotarlos en el campo de observaciones de la ficha del alumno, pero el sistema no los gestiona ni los usa para filtrar o avisar.
¿Sirve para alumnos menores de edad?
Sí, con cautelas. La ficha incluye fecha de nacimiento y contacto de emergencia, y el módulo de consentimientos permite pedir al tutor una autorización firmada desde su móvil. Las plantillas de ejemplo debes revisarlas con tu asesor, y la gestión de datos de menores requiere una atención especial por tu parte.
¿Cobra las cuotas por domiciliación?
No. Manager SHFIT no domicilia ni gira recibos. El cobro se registra cuando el alumno paga en el mostrador, desde la ficha o en la tienda online con tarjeta, y el sistema avisa antes del vencimiento.
¿Puedo controlar quién entra al tatami?
Sí. Cada alumno entra con un QR que se valida en el servidor y que bloquea el acceso si la cuota está vencida o congelada. Si no hay torno, recepción o un lector escanean el código, y siempre se puede registrar un acceso manual con motivo.