Control de acceso para gimnasios con QR y torno

Un gimnasio pierde dinero por la puerta de dos maneras: cuando entra alguien que ya no paga y cuando una recepción saturada tiene que decidir a ojo quién pasa. Un buen control de acceso resuelve las dos cosas sin que el socio note nada: abre su móvil, enseña el código y entra.

Esta página explica cómo funciona el control de acceso de Manager SHFIT, qué reglas aplica, qué hace falta instalar en el local y qué ocurre cuando algo no sale como estaba previsto: un socio sin batería, un técnico que viene a reparar una máquina o un corte de internet.

Cómo funciona el acceso con QR

El socio tiene un portal propio que abre desde el navegador del móvil, sin instalar nada. Allí ve su QR. El código no es fijo: se genera a partir de un secreto que solo conoce el servidor y de la ventana de tiempo actual, y cambia cada 15 segundos. Una captura de pantalla que se reenvíe por WhatsApp caduca en segundos, así que no sirve para colar a un amigo.

1. El socio muestra su QR en el lector del torno o en la cámara de recepción.
2. El lector envía el código al servidor, que comprueba que es válido en la ventana de tiempo actual (con un pequeño margen para compensar el tiempo que pasa entre mostrarlo y escanearlo).
3. El servidor aplica las reglas de cuota: si el socio está al día responde que sí; si no, responde que no y explica el motivo.
4. Solo con respuesta afirmativa se acciona el torno, y el movimiento queda en el registro con su hora, su sentido (entrada o salida) y el método usado.

Reglas que se aplican solas

• Cuota vencida: el acceso se bloquea. No hace falta que nadie en recepción lo recuerde ni lo discuta con el socio.
• Cuota congelada: mientras dure la pausa, el torno no abre. La congelación pasa antes por la autorización del dueño (lo explicamos en socios, cuotas y cobros).
• Bonos con usos: un pase de varios usos descuenta uno por cada entrada permitida con QR. Las salidas, los accesos denegados y los registrados desde recepción no gastan usos.
• Varios centros: cada plan define en qué centros vale (uno, varios o todos) y el acceso comprueba que el plan cubre el centro donde se intenta entrar.
• Entrada o salida: el sentido se deduce del último movimiento permitido de la persona desde el último cierre del centro, de modo que el mismo QR sirve para entrar y para salir y se evitan los dobles registros por rebote.

El contador «Dentro ahora» cuenta personas, no filas del registro. Mucha gente sale sin escanear, así que restar salidas a entradas infla la cifra. Manager SHFIT cuenta a quien tiene como último movimiento una entrada desde el último cierre del centro, según el horario que hayas configurado, y con el local cerrado vuelve a cero. El historial no se toca.

El torno y el hardware

Manager SHFIT no es un torno: es el sistema que decide si se abre. Para conectarlo con el torno físico se instala un pequeño puente en un ordenador de la red local del gimnasio. El puente recibe el aviso de escaneo del torno, pregunta al servidor si el código es válido y, solo si lo es, responde al torno para que abra. Se identifica con un secreto propio de cada centro y hace únicamente llamadas salientes hacia el servidor.

Con el QR no compras ni repones tarjetas o pulseras. Sí necesitas un lector de QR conectado al torno. La compatibilidad depende del modelo de torno o de lector, así que lo razonable es comprobarla con el equipo que ya tengas antes de comprometerte con nada.

Cuando no es el caso normal

El control de acceso se nota sobre todo en las excepciones. Estas son las que Manager SHFIT tiene previstas:

• Socio sin móvil o sin batería. Recepción registra un acceso manual con un motivo, por ejemplo «Pase diario» o «Entrada servicio». Queda anotado con la hora y con quién lo hizo. Con el informe de aperturas manuales activado, el responsable recibe cada noche por correo el resumen del día.
• Pase de día con QR. Al cobrar un pase diario se genera un QR que vale solo ese día natural, para entrar y salir las veces que haga falta, y se envía por correo a quien lo compra. Se anula con el ticket o a mano desde recepción. Es un módulo opcional.
• Trabajos externos. Para técnicos o proveedores se autoriza un QR de una sola entrada y una sola salida, sin crear una ficha de socio. También es un módulo opcional.
• Corte de internet. El check-in pasa a buscar por nombre en una copia local, sigue dejando entrar según la cuota y marca los accesos como «Sin conexión». Al volver la red todo se sincroniza sin duplicar entradas.

Registro, historial y cámaras

Cada acceso queda guardado con su fecha, hora, sentido, método y motivo si lo hay. El administrador puede consultar el historial por rango de fechas, aplicar filtros, ver un resumen y exportarlo a Excel. Desde la ficha de cada socio se descargan sus accesos de un mes en Excel o PDF, algo muy útil cuando un socio discute una cuota o un uso de bono.

Como opción, el módulo de cámaras guarda una foto de la cámara de la entrada en cada acceso permitido. Solo la ve el administrador, no hay grabación continua y las fotos se borran por defecto a los 30 días. Requiere un pequeño agente en el ordenador del gimnasio. Si lo activas, informa a tus socios con la señalización correspondiente y consulta con tu asesor de protección de datos cómo debe hacerse en tu caso.

Qué comprobar al elegir un control de acceso

Sea cual sea el programa que acabes eligiendo, estas preguntas separan un acceso fiable de uno decorativo:

• ¿Valida la cuota en el servidor y en el momento, o confía en lo que dice el lector?
• ¿El código del socio caduca o se puede copiar con una captura?
• ¿Qué ocurre con un socio sin móvil, y queda constancia de quién abrió y por qué?
• ¿Sigue funcionando si se corta internet y qué pasa con los accesos cuando vuelve?
• ¿Admite varios centros con cuotas que valen en uno o en todos?
• ¿Se puede sacar el historial por fechas y exportarlo?
• ¿Qué hardware exige, quién lo instala y qué pasa si cambias de torno?

Para ver cada punto en pantalla, la demo en vivo tiene datos de ejemplo con socios al día, vencidos y congelados.