Empieza por lo que necesitas
Antes de mirar programas, apunta qué te hace perder tiempo o dinero hoy. Quizá reservas por WhatsApp y se te pisan las citas. Quizá no sabes cuánto debe cobrar cada peluquera de comisión. Quizá la gente falta y no te enteras hasta que ya es tarde. Esa lista es tu criterio: un programa con cien funciones que no resuelven tus tres problemas no es mejor que uno sencillo que sí lo hace.
Ordena lo que necesitas en tres grupos: imprescindible desde el primer día, útil dentro de unos meses y prescindible.
La agenda
Es el corazón del programa, así que pruébala con tus casos reales. Pregunta o comprueba:
- ¿Reparte las citas por profesional? ¿Permite ver varias a la vez, de día y de semana?
- ¿Admite una cita con varios servicios y varias profesionales seguidos, como corte y color?
- ¿Puedes crear, mover y alargar citas arrastrando, también desde la tablet?
- ¿Avisa cuando una cita choca con otra, con un bloqueo o con unas vacaciones?
- ¿Tiene lista de espera para reponer huecos?
- ¿Deja poner precios «desde» o «a consultar» para los servicios que se presupuestan?
La reserva online
Comprueba cómo es la reserva desde el móvil, que es donde la usarán tus clientas, y qué te obliga a ti. Pregunta si la clienta tiene que crear una cuenta para reservar, si puedes poner la reserva en tu web y en Instagram, qué control tienes sobre los servicios y los profesionales que se pueden reservar, y si la web de reservas lleva tu marca. Mira también si puedes pedir una señal y qué necesitas contratar para cobrarla por internet. Tienes un ejemplo de lo que cabe esperar en reservas online para tu salón.
Recordatorios y canales
Los recordatorios reducen las ausencias, pero no todos los canales funcionan igual. Pregunta qué canales incluye (correo, SMS, WhatsApp), cuáles necesitan tu propia cuenta con un proveedor y qué cuesta cada mensaje. Comprueba si los textos se pueden editar y si hay botón para confirmar asistencia. Tienes más criterio en la guía de cómo reducir las ausencias en las citas.
Caja y facturación
Pide que te enseñen cobrar una visita real: servicio más producto, pagada con tarjeta y efectivo a la vez, con un bono y con una señal ya pagada. Pregunta por series de factura, rectificativas, cierre de caja y por cómo se anula una venta. Y sobre VeriFactu, pregunta con claridad en qué punto está el programa: qué hace hoy, qué falta y cuándo lo tendrá. Desconfía de las respuestas vagas.
Como ejemplo de lo que puede decir un proveedor con claridad: SHFIT Beauty registra cada factura con numeración sin saltos y encadenada con la anterior, que es la base de VeriFactu. La firma electrónica de los registros y el envío a la AEAT todavía no están incluidos.
Fichas y datos de clientas
Una peluquería guarda más información de la que parece: alergias a tintes, fórmulas de color, preferencias, fotos, consentimientos. Mira qué datos admite la ficha, si puedes crear tus propios formularios y si las alergias se ven cuando abres la cita. Y, muy importante, pregunta por tus datos: ¿puedes exportarlos todos a Excel o CSV? ¿Puedes exportar los de una sola clienta? ¿Puedes anonimizar una ficha si te lo pide? ¿Hay copias de seguridad, y quién las comprueba?
Equipo y comisiones
Si cobras comisiones, pide un ejemplo: una peluquera con una comisión distinta según el servicio, y otra con una regla para un producto concreto. Revisa si se pueden ver las líneas que forman cada comisión y si los permisos se asignan uno a uno, para que cada persona vea solo lo que le toca. Si tienes turnos, comprueba que se pueden planificar con plantilla semanal y que contemplan ausencias y vacaciones.
Precio, módulos y permanencia
Compara precios completos, no solo el primero que ves. Pregunta si hay planes o módulos que se contratan aparte y cuáles de las funciones que necesitas están en cada uno; si pagas por usuario, por centro o por mensaje enviado; si el dominio y la web de reservas están incluidos; si hay permanencia, y qué pasa con tus datos cuando te das de baja. Apunta también si el precio actual es de lanzamiento y hasta cuándo se mantiene.
En SHFIT Beauty no hay módulos ni planes por funciones: todo está activo para todo el equipo y todos los centros, con una sola cuota mensual, el dominio y la web de reservas incluidos, y sin permanencia. El importe vigente está en la sección de precio.
Entrar y salir
Cambiar de programa cuesta si hay que volver a teclear a todas las clientas. Pregunta qué se puede importar: servicios, equipo, horario, clientas. En SHFIT Beauty, pegando el enlace público de tu ficha en Booksy, Treatwell o Fresha, la aplicación trae los servicios, el horario, el equipo y los datos del negocio, y las clientas se importan desde CSV o Excel con una vista previa que marca las duplicadas. Si necesitas llevarte algo más, como bonos con sesiones pendientes o saldos, se estudia caso por caso.
Cómo probarlo
Una demo enseña lo mejor del programa. Una prueba con tus datos enseña lo que de verdad usarás. Dedica una semana a cargar tus servicios y tu equipo, crear citas reales, cobrar visitas de ejemplo y hacer una reserva como si fueras una clienta, desde tu móvil. Pide a una compañera que haga lo mismo. Si algo te frustra en la primera semana, difícilmente mejorará con el tiempo.
SHFIT Beauty tiene 15 días de prueba gratis, sin tarjeta. Puedes verlo antes en la demo en vivo y revisar qué incluye en la página de software para peluquerías.